Etap negocjacji i przygotowania oferty to nie tylko czas na ustalenie warunków finansowych, ale także na dokładne określenie zakresu projektu, harmonogramu oraz standardów wykonania. Dobrze przygotowana oferta i przejrzyste negocjacje stanowią fundament późniejszej współpracy, a także mogą znacząco wpłynąć na sukces realizowanego przedsięwzięcia. Czego więc powinieneś oczekiwać od wykonawcy na tym etapie?

Generalny Wykonawca powinien w szczegółach przedstawić zakres wykonywanych prac, a także jasno określić, które zadania są wliczone w ofertę, a które mogą wiązać się z dodatkowymi kosztami. Oczekuj, że wykonawca zaproponuje szczegółowy plan, obejmujący wszystkie etapy budowy czy modernizacji, od projektu, przez wykonawstwo, po zakończenie i odbiór.

Co powinien zawierać zakres pracy?

• Projektowanie – czy wykonawca przygotowuje projekt budowlany, a także, czy jest odpowiedzialny za uzyskanie niezbędnych pozwoleń?
• Roboty budowlane – dokładna specyfikacja zakresu robót budowlanych, w tym również wszelkich prac ziemnych, fundamentowych i wykończeniowych.
• Infrastruktura techniczna – wykonanie instalacji elektrycznych, wodociągowych, wentylacyjnych, HVAC, a także dostosowanie do wymagań produkcyjnych.
• Zarządzanie projektem – kto będzie odpowiedzialny za nadzór nad realizacją inwestycji, koordynację podwykonawców i kontrolę jakości?
• Usługi dodatkowe – czy wykonawca oferuje wsparcie po zakończeniu projektu, takie jak konserwacja, serwisowanie, audyty energetyczne?

W przypadku modernizacji hali produkcyjnej, Generalny Wykonawca powinien jasno określić, czy zakres oferty obejmuje wszystkie prace związane z przebudową infrastruktury technicznej, w tym również instalację nowych linii produkcyjnych, jak i zapewnienie odpowiednich systemów wentylacyjnych i klimatyzacyjnych, które są kluczowe w takich obiektach. Jeśli nie, należy dopytać o ewentualne dodatkowe usługi i ich koszt.

Kiedy przechodzisz do negocjacji z Generalnym Wykonawcą, jednym z najistotniejszych aspektów powinien być harmonogram realizacji projektu. Oczekuj, że wykonawca przedstawi szczegółowy plan pracy, który uwzględnia wszystkie kluczowe etapy inwestycji – od przygotowania terenu, przez budowę, aż po finalny odbiór.

Idealnie, harmonogram powinien zawierać:

• terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów – wykonawca powinien jasno określić czas trwania poszczególnych faz budowy oraz wskazać potencjalne terminy wstrzymania prac lub przerw w realizacji;
• zasoby ludzkie i sprzętowe – warto zapytać, jakie zasoby ludzkie i techniczne będą zaangażowane w projekt oraz czy wykonawca dysponuje odpowiednią ekipą i zapleczem do realizacji inwestycji w zaplanowanym czasie;
• możliwości przyspieszenia prac – przypadku, gdy projekt może napotkać opóźnienia, zapytaj, jakie opcje istnieją, by skrócić czas realizacji, np. zwiększenie liczby roboczych godzin, zwiększenie liczby ekip budowlanych czy intensyfikacja pracy w weekendy.

Na rynku przemysłowym dane pokazują, że realizacja projektów budowlanych o średniej wielkości zajmuje średnio 18 miesięcy. Warto, by wykonawca uwzględnił również margines czasowy na nieprzewidziane trudności, jak np. opóźnienia związane z dostawami materiałów, zmiany w przepisach czy problemy z uzyskaniem pozwoleń.

Transparentność kosztowa to kolejny istotny aspekt negocjacji. Wykonawca powinien przedstawić dokładną strukturę kosztów, która obejmuje:

• koszt robocizny wskazujący, jakie są stawki godzinowe pracowników budowlanych, inżynierów, kierowników budowy i innych specjalistów zaangażowanych w projekt;
• koszt materiałów – szczegółowy wykaz materiałów, które będą używane do realizacji projektu – w tym uwzględnienie rodzaju, jakości i kosztów poszczególnych materiałów budowlanych, technologicznych oraz wykończeniowych.
• koszt podwykonawców – jeśli projekt wymaga pracy z podwykonawcami, wykonawca powinien ujawnić, którzy z nich zostaną zaangażowani i jakie będą ich koszty.
• koszty ukryte – np. opłaty związane z pozwoleniami, licencjami, ubezpieczeniem, ekspertyzami technicznymi, co może mieć duży wpływ na końcowy koszt inwestycji.

Jeśli oferowane ceny są wyższe niż średnia rynkowa, zapytaj, co uzasadnia tę różnicę. Może chodzić o lepszą jakość materiałów, gwarancję terminowości czy dodatkowe usługi, które wykonawca jest w stanie zaoferować w ramach wyższej ceny.

Raporty z 2023 roku wskazują, że ceny materiałów budowlanych wzrosły o około 15-20% w ciągu ostatnich dwóch lat. Dlatego warto dopytać, czy oferta uwzględnia te zmiany i jak wykonawca zabezpiecza się przed wzrostem cen materiałów.

Na etapie negocjacji warto oczekiwać, że Generalny Wykonawca wyjaśni, jakie działania podejmie w celu zarządzania ryzykiem projektowym. O co warto zapytać?

• Zabezpieczenie przed opóźnieniami – jakie klauzule kontraktowe są przewidziane w przypadku opóźnień? Jakie sankcje będą ponosić strony za niewywiązanie się z ustalonego harmonogramu?
• Zmiany w projekcie – co stanie się w przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie? Czy wykonawca przewiduje dodatkowe koszty, a jeśli tak – jak będą one kalkulowane?
• Zabezpieczenie przed ryzykiem – jak wykonawca radzi sobie z ryzykiem związanym z nieprzewidzianymi wydarzeniami, jak np. złe warunki atmosferyczne, zmiany w przepisach czy problemy z dostawcami materiałów?

Część projektów budowlanych spotyka się z opóźnieniami związanymi z nieprzewidzianymi okolicznościami – to się po prostu zdarza. Dobrze skonstruowane klauzule kontraktowe mogą pomóc w minimalizowaniu tych ryzyk.

Elementem negocjacji powinno być także ustalenie kanałów komunikacji oraz wsparcia na każdym etapie realizacji projektu. Oczekuj, że wykonawca zaproponuje:

• regularne raportowanie postępów prac,
• możliwość konsultacji na każdym etapie budowy,
• przejrzysty dostęp do dokumentacji projektowej i wykonawczej.

Projekty, w których komunikacja między wykonawcą a klientem odbywa się na bieżąco, mają wyższą szansę realizacji w terminie niż te, w których brakuje stałej komunikacji. 

Negocjacje z Generalnym Wykonawcą to czas na dokładne ustalenie warunków współpracy, które będą miały bezpośredni wpływ na przebieg i sukces projektu. Klarowność w kwestiach zakresu prac, harmonogramu, kosztów, zarządzania ryzykiem oraz komunikacji pozwoli na uniknięcie nieporozumień w trakcie realizacji inwestycji. Profesjonalny wykonawca powinien wykazać się rzetelnością, transparentnością i gotowością do współpracy, co pozwoli na skuteczne przeprowadzenie projektu w założonym czasie i budżecie.